Office 365-integratie

MOO heeft de mogelijkheid tot een Single Sign On (SSO) koppeling met Office365. Deze optie is alleen beschikbaar voor scholen die hier een specifiek contract voor hebben afgesloten. Voor informatie hierover kun je contact op nemen met de accountmanager van Heutink ICT.

Hoe het werkt

Door deze SSO koppeling wordt er voor een nieuw account in MOO automatisch een nieuw account in de Office omgeving aangemaakt met alle licenties en een e-mailadres. De inlog voor Office gaat via MOO. Je kan inloggen met je MOO gebruikersnaam en wachtwoord. Je hebt dus geen apart wachtwoord nodig voor Office. Bovendien krijg je binnen MOO de mogelijkheid om rechtstreeks de Office365 applicaties te benaderen en toe te wijzen, zoals Onedrive, PowerPoint en Word.

Licenties in Office

Om in Office in te kunnen loggen en met applicaties als Outlook en Ondedrive aan de slag te kunnen, moet een Office-account een Office-licentie hebben. Microsoft kent een hoop licenties. Het is aan jou als school om te bepalen welke licenties en hoeveel je daarvan aanschaft. 

Wanneer er voor iedere gebruiker in MOO automatisch een Office-account wordt aangemaakt, wordt ook direct een licentie gekoppeld. Hier heb je als ICT-coördinator dus geen omkijken meer naar. Welke licentie dat is, wordt bij de inrichting van de integratie met Office ingesteld door een van onze projectleiders, netwerkspecialisten of collega's op de service desk. Als je wil, stellen we de licenties per rol in. Zo kun je bijvoorbeeld leerkrachten en directeuren een andere (vaak duurdere) licentie geven dan stagiaires of overblijfouders. Dat scheelt in het budget.  

Een gebruiker aanmaken

  • Een gebruiker wordt op de reguliere manier aangemaakt in MOO, hier verandert niks in.
  • Er wordt automatisch een Office365 account aangemaakt, waarvan het e-mailadres gelijk is aan de gebruikersnaam in MOO. Controleer van tevoren of het gewenste e-mailadres niet al bestaan in de Office omgeving. Is dit het geval, neem dan eerst contact op met de servicedesk.

Gebruikersnaam wijzigen

  1. Controleer of het e-mailadres niet al bestaat in de Office omgeving.
  2. Is dit het geval, neem dan contact op met de servicedesk.
  3. Is dit niet het geval, wijzig dan de gebruikersnaam in MOO Beheer. De wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met de Office omgeving.

Een gebruiker verwijderen

Wordt een gebruiker verwijderd uit MOO? Handmatig of doordat een gebruiker niet meer in Basispoort, het gekoppelde HR-systeem of LAS aanwezig is? 
  • Dan wordt het account ook verwijderd in Office. Het is een zogenaamde 'soft delete'. Dit betekent dat het account in de prullenbak wordt geplaatst. De toegekende licentie wordt ook van het account afgehaald en komt vrij voor een nieuwe gebruiker.  
  • Na 90 dagen wordt de prullenbak bij Office automatisch geleegd. Na 90 dagen is het account permanent verwijderd, inclusief de bestanden, mailboxen etc. 

Had de verwijdering niet plaats moeten vinden? Herstel dan het account in MOO Beheer of de omgeving waar het account vandaan kwam (HR-systeem of LAS). De volgende dag zal het account weer geactiveerd zijn, en kan de gebruiker weer inloggen in Office. De bestanden, mailbox etc. zijn weer te gebruiken.

Beheer

Een groot deel van de beheeractiviteiten die je als ICT-Coördinator zelf kan uitvoeren doe je met een SSO niet meer in de Office 365 beheeromgeving, maar in MOO Beheer. De volgende handelingen dienen allemaal in MOO uitgevoerd te worden: 

  1. Nieuwe gebruiker aanmaken.
  2. Nieuw e-mailadres aanmaken.
  3. E-mailadres wijzigen en gebruikers verwijderen.

Twijfel je of je een handeling zelf uit kan voeren, of hoe je dat moet doen? Neem dan altijd eerst contact op met de servicedesk.

Is je vraag hiermee beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij de verzending van je feedback. Probeer het alsjeblieft later nog een keer.