Import uitzonderingenlijst

In de Bovenschoolsbeheer-app staat het tabblad “Import uitzonderingenlijst”. In dit tabblad kan een bovenschools ICT-coördinator voorkomen dat een MOO-gebruiker verwijderd wordt wanneer deze niet meer in Basispoort of een HR-importer voorkomt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn met invalpool medewerkers of een interim directeur die niet juist in het bronsysteem vermeld kan staan, maar wel met zijn of haar account moeten kunnen blijven werken. Hieronder lees je meer over deze functie.

Let op! Controleer met regelmaat deze lijst. 
Deze mooie functie kan ook nadelige gevolgen hebben. Door regelmatig deze lijst te controleren, voorkom je dat accounts langer actief blijven dan wenselijk.  
  • Staan er geen medewerkers onnodig lang op deze lijst? 
  • Heb je gecontroleerd of het gebruikersaccount definitief verwijderd moet worden, omdat de medewerker daadwerkelijk uit dienst is gegaan? 

Waarom een uitzonderingenlijst?

MOO en gekoppelde doelsystemen leunen op informatie uit zogenaamde bronsystemen. Een bronsysteem kan zijn het LAS, Basispoort of HR-systeem. Per klant kan één of meerdere bronsystemen aan MOO zijn gekoppeld. Het kan voorkomen dat de informatie in het bronsysteem niet overeenkomt met wat wenselijk is in de praktijk: een medewerker moet nog met zijn of haar account kunnen werken, waar volgens de informatie uit het bronsysteem het account inactief moet worden gemaakt omdat deze (tijdelijk) geen relatie met een groep of organisatie heeft. Je wil in dat geval een account kunnen beschermen tegen geautomatiseerde verwijdering. Als deze situatie bij jouw stichting voorkomt, komt deze functie bij uitstek van pas.  

Wees je er echter van bewust dat deze functie óók kan betekenen dat gebruikers langer toegang houden dan wenselijk. Zodra je deze uitzonderingenlijst inzet, moet je dus met regelmaat controleren of de juiste gebruikers op de lijst staan en of (als gevolg daarvan) nog accounts handmatig moet verwijderen. 

Een gebruiker toevoegen aan de uitzonderingenlijst

  1. Bij “Voeg een account toe” kan de loginnaam worden ingevuld van de persoon die je wil beschermen tegen verwijderen.
  2. Voeg een reden toe waarom het account van deze medewerker bewaard moet blijven in MOO. Zo kun je zelf of je collega bovenschools ICT-ers altijd terugzien met welke reden deze medewerker op deze lijst is geplaatst.
  3. Klik op de knop Opslaan. De gebruiker is nu toegevoegd aan de uitzonderingenlijst. 

Eenmaal toegevoegd aan de uitzonderingenlijst, kan de reden van het plaatsen aangepast worden. Zo blijft je informatie altijd up-to-date. Ook kan de medewerker weer van de lijst verwijderd worden. Vanaf dat moment is het account niet meer beschermd tegen automatische verwijdering.

Wat gebeurt er tijdens de nachtelijke synchronisatie?

Iedere nacht vindt er een synchronisatie tussen de bronsystemen en MOO plaats. Door deze synchronisatie wordt informatie in MOO gelijkgetrokken met de informatie uit het bronsysteem. In deze actie, kan het voorkomen dat een gebruiker verwijderd wordt. Als een gebruiker eenmaal in de uitzonderingenlijst staat, wordt deze actie voorkomen. 

  • Het account wordt niet verwijderd uit MOO. De medewerker kan dus zonder problemen blijven inloggen in MOO en eventuele doelsystemen zoals Outlook, Apparaatbeheer en Teams. 
  • Omdat de gebruiker op de uitzonderingenlijst staat, is MOO als het ware 'eigenaar' geworden van het gebruikersaccount. 
    • Moet er bijvoorbeeld een achternaam gewijzigd worden van dit account? Dan wijzig je dit in MOO Beheer.
    • Moet een account uiteindelijk toch verwijderd worden? Dan doe je dat ook MOO Beheer. 
  • Wordt een account voor de medewerker weer aangeboden vanuit het bronsysteem? Dan worden de accounts met elkaar gematcht. De werking is weer zoals voorheen: wijzigingen worden door het bronsysteem doorgegeven aan MOO. De medewerker heeft het plekje op de uitzonderingenlijst behouden, en blijft beschermt tegen geautomatiseerde verwijdering.  

Wanneer verdwijnt een medewerker van de uitzonderingenlijst?

Dit is na de volgende handelingen:

  1. Wanneer je als bovenschools ICT-coördinator de medewerker van de uitzonderingenlijst haalt (via het prullenbakje), 
  2. Wanneer de gebruiker verwijderd wordt vanuit MOO Beheer.

Wordt een gebruiker vanuit “Verwijderde gebruikers” weer teruggezet ('herstellen')? Dan staat de gebruiker dus niet meer in de uitzonderingenlijst.

Is je vraag hiermee beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij de verzending van je feedback. Probeer het alsjeblieft later nog een keer.